Higiene de dados: regras que mantêm preenchidos os campos importantes
Os campos obrigatórios tornam a introdução de dados lenta, por isso a maioria dos campos fica opcional. Com o tempo, as tarefas perdem o responsável, os negócios perdem a data de fecho e os resultados-chave ficam desatualizados. A higiene de dados transforma esse problema silencioso em algo que pode ver e corrigir. Os administradores escrevem regras. O Worknano verifica-as contra os seus registos, pontua o resultado e indica a cada pessoa o que lhe cabe corrigir.
A parte da correção tem um agente próprio: o Data Hygiene Assistant. Lê os resultados e propõe os valores em falta, e cada alteração é confirmada por si. Este artigo explica as regras, a vista e o resumo que as rodeiam.
O que diz uma regra
Os administradores definem regras na página Organization, na secção Higiene de dados. Uma regra é um registo com estas partes:
- Modelo e campo obrigatório. Que registos são verificados e que campo deve estar preenchido. Em vez disso, uma regra pode usar uma condição, por exemplo resultados-chave cuja última atualização tem mais de 30 dias.
- Aplica-se a. Um filtro para os registos abrangidos pela regra, como tarefas ativas que não estão concluídas. Vazio significa todos os registos do modelo.
- Gravidade. Crítica, Aviso ou Baixa. As Críticas e os Avisos contam para a pontuação e para o resumo. A Baixa é apenas mostrada.
- Período de tolerância. Um número de dias, contado a partir de um campo de data como a data de início. Os registos mais recentes do que isso ainda não são contados. Um registo sem essa data conta como já ultrapassado o período de tolerância.
- Pessoa responsável. O campo de utilizador que indica quem deve corrigir o registo. Se o deixar vazio, o Worknano usa a pessoa atribuída e, depois, o criador, quando o modelo os tiver.
- Mensagem. Uma frase que as pessoas veem, como "As tarefas abertas precisam de uma data limite."
O campo de responsável importa. Uma tarefa sem pessoa atribuída não pode ter como responsável essa mesma pessoa, por isso essa regra aponta para o criador. Uma tarefa sem data limite aponta para a pessoa atribuída, que conhece o plano.
Dias de tolerância em vez de campos obrigatórios
Ninguém fica impedido de guardar. Uma nova tarefa pode existir sem data limite durante três dias. Depois disso, aparece como uma lacuna para a pessoa que deve corrigi-la.
A secção Higiene de dados em My
Cada utilizador encontra as suas próprias lacunas na página My. A secção mostra:
- A pontuação de higiene de 0 a 100, com o número de registos verificados e o número de lacunas. É a percentagem dos registos verificados que não têm qualquer incumprimento.
- Etiquetas de gravidade para Crítica, Aviso e Baixa.
- Uma lista de regras com incumprimentos, cada uma com uma barra. Abra uma regra para ver os registos. Cada linha liga ao registo e mostra o responsável e a data de criação.
- Apenas os meus, um interruptor que limita a vista aos seus próprios registos.
- Verificar novamente e uma ligação para gerir as regras, se as puder editar.
- Corrigir com o assistente, que abre o assistente da página com um pedido de limpeza que começa pelas regras Críticas.
Só vê os registos que pode ler. As permissões de acesso às linhas e aos campos aplicam-se às contagens e também às listas.
O resumo diário
Todas as manhãs, as pessoas que são responsáveis por registos que violam uma regra Crítica ou de Aviso recebem uma notificação: "{count} registos precisam da sua atenção". A notificação liga à secção Higiene de dados na página My. O resumo contém um número e uma ligação, nunca detalhes dos registos. Uma pessoa só é contabilizada para os modelos que a sua função pode ler, e ninguém recebe uma mensagem com zero.
As organizações que não o queiram podem desativá-lo. A definição chama-se Enviar resumo diário de higiene de dados, nas Definições do módulo Organization, e está ativa por defeito.
13 regras predefinidas
Os novos workspaces começam com regras para os módulos que utilizam.
- Projetos e tarefas: tarefas ativas sem responsável, tarefas abertas sem data limite, projetos ativos sem responsável e projetos ativos sem data de fim prevista.
- OKR: resultados-chave sem pessoa responsável, sem responsável final, sem data limite, sem primeiro valor e sem atualização há 30 dias. Os objetivos sem meta alinhada aparecem como Baixa.
- CRM: contactos sem responsável, negócios abertos sem responsável e negócios abertos sem data de fecho prevista.
As regras dos resultados-chave consideram o ano e o trimestre atuais e ignoram os resultados já alcançados. Pode editar, desativar ou acrescentar regras para se ajustarem à sua empresa.
Corrigir com um agente
Uma lista de lacunas não é uma correção. O Data Hygiene Assistant trabalha regra a regra, dez registos de cada vez. Propõe um valor apenas quando o registo o suporta, e cada alteração é uma pré-visualização que confirma. Leia no artigo do agente como ele se comporta e o que se recusa a adivinhar. Para ver os outros assistentes nas suas páginas, leia Assistentes IA.