Hygiène des données : des règles qui gardent les champs importants remplis
Les champs obligatoires ralentissent la saisie, si bien que la plupart restent facultatifs. Avec le temps, des tâches perdent leur responsable, des deals perdent leur date de clôture et des résultats clés deviennent obsolètes. L’hygiène des données transforme ce problème silencieux en quelque chose que vous pouvez voir et corriger. Les administrateurs rédigent des règles. Worknano les vérifie sur vos enregistrements, calcule le résultat et indique à chacun ce qu’il doit corriger.
La correction relève de son propre agent : le Data Hygiene Assistant. Il lit les constats, propose les valeurs manquantes, et vous confirmez chaque modification. Cet article décrit les règles, la vue et le récapitulatif qui les entourent.
Ce que dit une règle
Les administrateurs définissent les règles sur la page Organisation, dans la section Hygiène des données. Une règle est un enregistrement composé des éléments suivants :
- Modèle et champ requis. Les enregistrements contrôlés et le champ qui doit être renseigné. Une règle peut aussi utiliser une condition, par exemple des résultats clés dont la dernière mise à jour remonte à plus de 30 jours.
- S’applique à. Un filtre sur les enregistrements concernés, par exemple les tâches actives qui ne sont pas terminées. Si ce champ est vide, la règle vaut pour tous les enregistrements du modèle.
- Gravité. Critique, Avertissement ou Faible. Critique et Avertissement comptent dans le score et le récapitulatif. Faible est seulement affiché.
- Délai de grâce. Un nombre de jours, compté à partir d’un champ de date comme la date de début. Les enregistrements plus récents que ce délai ne sont pas encore comptés. Un enregistrement sans cette date est considéré comme ayant dépassé le délai.
- Personne redevable. Le champ utilisateur qui désigne qui doit corriger l’enregistrement. S’il est vide, Worknano utilise l’assigné, puis le créateur, lorsque le modèle les possède.
- Message. Une phrase que les utilisateurs voient, par exemple « Les tâches ouvertes ont besoin d’une échéance. »
Le champ de personne redevable compte. Une tâche sans assigné ne peut pas revenir à l’assigné : la règle désigne donc le créateur. Une tâche sans échéance revient à l’assigné, qui connaît le planning.
Des jours de grâce au lieu de champs obligatoires
Personne n’est bloqué à l’enregistrement. Une nouvelle tâche peut exister sans échéance pendant trois jours. Passé ce délai, elle apparaît comme une lacune pour la personne redevable de cette règle.
La section Hygiène des données sur My
Chaque utilisateur retrouve ses propres lacunes sur la page My. La section affiche :
- Le score d’hygiène de 0 à 100, avec le nombre d’enregistrements contrôlés et le nombre de lacunes. Il correspond à la part des enregistrements contrôlés qui ne présentent aucune anomalie.
- Des pastilles de gravité pour Critique, Avertissement et Faible.
- Une liste des règles avec anomalies, chacune accompagnée d’une barre. Ouvrez une règle pour voir ses enregistrements. Chaque ligne mène à l’enregistrement et affiche son responsable et sa date de création.
- Uniquement les miens, un interrupteur qui limite la vue à vos propres enregistrements.
- Relancer l’analyse et un lien pour gérer les règles, si vous pouvez les modifier.
- Corriger avec l’assistant, qui ouvre l’assistant de page avec une demande de nettoyage commençant par les règles critiques.
Vous ne voyez que les enregistrements que vous êtes autorisé à lire. Les droits sur les lignes et sur les champs s’appliquent aux compteurs comme aux listes.
Le récapitulatif quotidien
Chaque matin, les personnes qui possèdent des enregistrements enfreignant une règle Critique ou Avertissement reçoivent une seule notification : « {count} enregistrements nécessitent votre attention ». Elle renvoie vers la section Hygiène des données sur My. Le récapitulatif ne contient qu’un nombre et un lien, jamais le détail des enregistrements. Une personne n’est comptée que pour les modèles que son rôle peut lire, et personne ne reçoit de message à zéro.
Les organisations qui n’en veulent pas peuvent le désactiver. Le réglage s’appelle Send daily data hygiene digest, dans les paramètres du module Organisation, et il est activé par défaut.
13 règles par défaut
Les nouveaux espaces de travail démarrent avec des règles pour les modules qu’ils utilisent.
- Projets et tâches : tâches actives sans assigné, tâches ouvertes sans échéance, projets actifs sans responsable et projets actifs sans date de fin prévue.
- OKR : résultats clés sans responsable, sans personne redevable, sans échéance, sans première valeur, et non mis à jour depuis 30 jours. Les objectifs sans objectif aligné apparaissent en Faible.
- CRM : contacts sans responsable, deals ouverts sans responsable et deals ouverts sans date de clôture prévue.
Les règles sur les résultats clés regardent l’année et le trimestre en cours, et ignorent les résultats déjà atteints. Vous pouvez modifier, désactiver ou ajouter des règles pour les adapter à votre entreprise.
Corriger avec un agent
Une liste de lacunes n’est pas une correction. Le Data Hygiene Assistant travaille règle par règle, dix enregistrements à la fois. Il ne propose une valeur que si l’enregistrement la justifie, et chaque modification est un aperçu que vous confirmez. Découvrez comment il se comporte, et ce qu’il refuse de deviner, dans l’article consacré à l’agent. Pour les autres assistants présents sur vos pages, lisez Assistant IA.