Datenhygiene: Regeln, die wichtige Felder gefüllt halten
Pflichtfelder machen die Eingabe langsam, deshalb bleiben die meisten Felder optional. Mit der Zeit verlieren Aufgaben ihren Bearbeiter, Deals ihr Abschlussdatum, und Key Results veralten. Datenhygiene macht dieses stille Problem sichtbar und behebbar. Admins schreiben Regeln. Worknano prüft sie gegen deine Datensätze, bewertet das Ergebnis und sagt jeder Person, was sie schuldet.
Der Teil zum Beheben hat einen eigenen Agent: den Data Hygiene Assistant. Er liest die Befunde, schlägt die fehlenden Werte vor, und du bestätigst jede Änderung. Dieser Artikel erklärt die Regeln, die Ansicht und die tägliche Übersicht rund um sie herum.
Was eine Regel festlegt
Admins definieren Regeln auf der Organization page im Bereich Datenhygiene. Eine Regel ist ein Datensatz mit diesen Teilen:
- Modell und Pflichtfeld. Welche Datensätze geprüft werden und welches Feld gefüllt sein muss. Eine Regel kann stattdessen eine Bedingung verwenden, zum Beispiel Key Results, deren letzte Aktualisierung älter als 30 Tage ist.
- Gilt für. Ein Filter für die Datensätze, die die Regel abdeckt, etwa aktive Aufgaben, die nicht erledigt sind. Leer bedeutet: jeder Datensatz des Modells.
- Schweregrad. Kritisch, Warnung oder Niedrig. Kritisch und Warnung zählen zum Score und zur Übersicht. Niedrig wird nur angezeigt.
- Schonfrist. Eine Anzahl von Tagen, gerechnet ab einem Datumsfeld wie dem Startdatum. Jüngere Datensätze werden noch nicht gezählt. Ein Datensatz ohne dieses Datum gilt als über die Schonfrist hinaus.
- Verantwortliche Person. Das Benutzerfeld, das angibt, wer den Datensatz korrigieren soll. Bleibt es leer, nutzt Worknano den Bearbeiter und sonst den Ersteller, sofern das Modell diese Felder hat.
- Meldung. Ein Satz, den die Leute sehen, etwa "Offene Aufgaben brauchen ein Fälligkeitsdatum."
Das Feld für die verantwortliche Person ist wichtig. Eine Aufgabe ohne Bearbeiter kann nicht ihrem Bearbeiter zugeordnet werden, deshalb zeigt diese Regel auf den Ersteller. Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum zeigt auf den Bearbeiter, der den Plan kennt.
Schonfristen statt Pflichtfelder
Niemand wird am Speichern gehindert. Eine neue Aufgabe darf drei Tage ohne Fälligkeitsdatum bestehen. Danach erscheint sie als Lücke bei der Person, die für diese Regel verantwortlich ist.
Der Bereich Datenhygiene auf My
Jeder Benutzer findet seine eigenen Lücken auf der My page. Der Bereich zeigt:
- Den Hygiene-Score von 0 bis 100, mit der Anzahl geprüfter Datensätze und der Anzahl der Lücken. Er ist der Anteil geprüfter Datensätze ohne Verstoß.
- Schweregrad-Chips für Kritisch, Warnung und Niedrig.
- Eine Liste der Regeln mit Verstößen, jede mit einem Balken. Öffne eine Regel, um die Datensätze zu sehen. Jede Zeile verlinkt auf den Datensatz und zeigt Verantwortliche und Erstelldatum.
- Nur meine, ein Schalter, der die Ansicht auf deine eigenen Datensätze beschränkt.
- Erneut prüfen und ein Link zur Verwaltung der Regeln, falls du sie bearbeiten darfst.
- Mit Assistent beheben, öffnet den Seitenassistenten mit einer Aufräumanfrage, die bei den kritischen Regeln beginnt.
Du siehst nur Datensätze, die du lesen darfst. Zeilenzugriff und Feldberechtigungen gelten für die Zählungen genauso wie für die Listen.
Die tägliche Übersicht
Jeden Morgen erhalten Personen, denen Datensätze gehören, die eine kritische oder Warnregel verletzen, genau eine Benachrichtigung: "{count} Datensätze brauchen deine Aufmerksamkeit". Die Benachrichtigung verlinkt auf den Bereich Datenhygiene auf der My page. Die Übersicht enthält eine Zahl und einen Link, nie Details zu Datensätzen. Gezählt wird nur für Modelle, die die Rolle einer Person lesen kann, und niemand bekommt eine Nachricht ohne Treffer.
Organisationen, die sie nicht wollen, können sie abschalten. Die Einstellung heißt Tägliche Datenhygiene-Übersicht senden und findet sich in den Einstellungen des Organization-Moduls. Die Einstellung ist standardmäßig aktiviert.
13 Standardregeln
Neue Workspaces starten mit Regeln für die Module, die sie nutzen.
- Projekte und Aufgaben: aktive Aufgaben ohne Bearbeiter, offene Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum, aktive Projekte ohne Verantwortlichen und aktive Projekte ohne geplantes Enddatum.
- OKR: Key Results ohne verantwortliche Person, ohne rechenschaftspflichtige Person, ohne Fälligkeitsdatum, ohne ersten Wert und seit 30 Tagen nicht aktualisiert. Objectives ohne zugeordnetes Ziel erscheinen als Niedrig.
- CRM: Kontakte ohne Verantwortlichen, offene Deals ohne Verantwortlichen und offene Deals ohne voraussichtliches Abschlussdatum.
Die Key-Result-Regeln schauen auf das laufende Jahr und Quartal und überspringen erreichte Key Results. Du kannst Regeln bearbeiten, ausschalten oder ergänzen, damit sie zu deinem Unternehmen passen.
Mit einem Agent beheben
Eine Lückenliste ist keine Korrektur. Der Data Hygiene Assistant arbeitet Regel für Regel, jeweils zehn Datensätze. Er schlägt einen Wert nur vor, wenn der Datensatz ihn stützt, und jede Änderung ist eine Vorschau, die du bestätigst. Wie er arbeitet und was er niemals errät, steht im Artikel zum Agent. Die anderen Assistenten auf deinen Seiten findest du unter KI-Assistenten.