Igiene dei dati: regole che mantengono compilati i campi importanti
I campi obbligatori rallentano l’inserimento dei dati, quindi la maggior parte dei campi resta facoltativa. Col tempo le attività perdono l’assegnatario, le trattative perdono la data di chiusura e i risultati chiave diventano obsoleti. Igiene dei dati trasforma questo problema silenzioso in qualcosa che puoi vedere e sistemare. Gli amministratori scrivono le regole. Worknano le verifica sui tuoi record, calcola un punteggio e dice a ciascuno che cosa gli tocca sistemare.
La parte che sistema ha un agent dedicato: il Data Hygiene Assistant. Legge i risultati, propone i valori mancanti e tu confermi ogni modifica. Questo articolo spiega le regole, la vista e il riepilogo che le circondano.
Cosa dice una regola
Gli amministratori definiscono le regole nella pagina Organization, nella sezione Igiene dei dati. Una regola è un record con queste parti:
- Modello e campo obbligatorio. Quali record vengono controllati e quale campo deve essere compilato. In alternativa, una regola può usare una condizione, per esempio risultati chiave la cui ultima modifica è più vecchia di 30 giorni.
- Si applica a. Un filtro per i record coperti dalla regola, per esempio attività attive non completate. Se è vuoto, vale per ogni record del modello.
- Gravità. Critico, Avviso o Bassa. Critico e Avviso contano nel punteggio e nel riepilogo. Bassa viene solo mostrata.
- Periodo di tolleranza. Un numero di giorni, calcolato da un campo data come la data di inizio. I record più recenti di questo periodo non vengono ancora contati. Un record senza quella data viene considerato oltre il periodo di tolleranza.
- Persona responsabile. Il campo utente che indica chi deve sistemare il record. Se lo lasci vuoto, Worknano usa l’assegnatario e poi il creatore, quando il modello li prevede.
- Messaggio. Una frase che le persone vedono, per esempio “Le attività aperte richiedono una data di scadenza.”
Il campo del responsabile è importante. Un’attività senza assegnatario non può essere affidata all’assegnatario, quindi quella regola indica il creatore. Un’attività senza scadenza indica l’assegnatario, che conosce il piano.
I giorni di tolleranza al posto dei campi obbligatori
Nessuno viene bloccato nel salvataggio. Una nuova attività può esistere senza scadenza per tre giorni. Dopo, compare come lacuna per la persona responsabile di quella regola.
La sezione Igiene dei dati nella pagina My
Ogni utente trova le proprie lacune nella pagina My. La sezione mostra:
- Il punteggio di igiene da 0 a 100, con il numero di record controllati e il numero di lacune. È la quota dei record controllati che non presentano violazioni.
- Chip di gravità per Critico, Avviso e Bassa.
- Un elenco di regole con violazioni, ciascuna con una barra. Apri una regola per vedere i record. Ogni riga porta al record e mostra il suo responsabile e la data di creazione.
- Solo i tuoi record, un interruttore che limita la vista ai tuoi record.
- Ricontrolla e un link per gestire le regole, se puoi modificarle.
- Correggi con l’assistente, che apre l’assistente di pagina con una richiesta di pulizia che parte dalle regole critiche.
Vedi solo i record che ti è consentito leggere. I permessi di riga e di campo si applicano sia ai conteggi sia agli elenchi.
Il riepilogo giornaliero
Ogni mattina, le persone che possiedono record che violano una regola critica o di avviso ricevono una sola notifica: “{count} record richiedono la tua attenzione”. Il messaggio rimanda alla sezione Igiene dei dati nella pagina My. Il riepilogo contiene un numero e un link, mai i dettagli dei record. Ciascuno viene conteggiato solo per i modelli che il suo ruolo può leggere, e nessuno riceve un messaggio con zero.
Le organizzazioni che non lo vogliono possono disattivarlo. L’impostazione si chiama Invia riepilogo giornaliero di igiene dei dati, nelle impostazioni del modulo Organization, ed è attiva per impostazione predefinita.
13 regole predefinite
I nuovi workspace partono con regole per i moduli che usano.
- Progetti e attività: attività attive senza assegnatario, attività aperte senza scadenza, progetti attivi senza responsabile e progetti attivi senza data di fine prevista.
- OKR: risultati chiave senza persona responsabile, senza referente, senza scadenza, senza primo valore e non aggiornati da 30 giorni. Gli obiettivi senza un goal allineato compaiono come Bassa.
- CRM: contatti senza responsabile, trattative aperte senza responsabile e trattative aperte senza data di chiusura prevista.
Le regole sui risultati chiave guardano l’anno e il trimestre correnti e saltano i risultati già raggiunti. Puoi modificare, disattivare o aggiungere regole per adattarle alla tua azienda.
Correggila con un agent
Un elenco di lacune non è una correzione. Il Data Hygiene Assistant lavora regola per regola, dieci record alla volta. Propone un valore solo quando il record lo sostiene, e ogni modifica è un’anteprima che confermi. Nell’articolo dedicato all’agent trovi come si comporta e cosa non indovina mai. Per vedere gli altri assistenti nelle tue pagine, leggi Assistenti IA.