Higiene de datos: reglas que mantienen completos los campos importantes
Los campos obligatorios ralentizan la introducción de datos, así que la mayoría de campos se quedan opcionales. Con el tiempo, las tareas pierden su responsable, los tratos pierden su fecha de cierre y los resultados clave se quedan obsoletos. La higiene de datos convierte ese problema silencioso en algo que puedes ver y corregir. Los administradores escriben reglas. Worknano las comprueba con tus registros, puntúa el resultado y le indica a cada persona qué le toca corregir.
La parte de corrección tiene su propio agente: el Data Hygiene Assistant. Lee los hallazgos, propone los valores que faltan, y tú confirmas cada cambio. Este artículo explica las reglas, la vista y el resumen que las rodean.
Qué dice una regla
Los administradores definen reglas en la página Organization, en la sección Higiene de datos. Una regla es un registro con estas partes:
- Modelo y campo obligatorio. Qué registros se comprueban y qué campo debe estar completo. En lugar de un campo, una regla puede usar una condición, por ejemplo resultados clave cuya última actualización tiene más de 30 días.
- Se aplica a. Un filtro para los registros que cubre la regla, como tareas activas que no están hechas. Si está vacío, se aplica a todos los registros del modelo.
- Gravedad. Crítica, Aviso o Baja. Las de gravedad crítica y aviso cuentan para la puntuación y el resumen. Las de gravedad baja solo se muestran.
- Periodo de gracia. Un número de días, contados desde un campo de fecha como la fecha de inicio. Los registros más recientes que ese plazo no se cuentan todavía. Un registro sin esa fecha se cuenta como si ya hubiera superado el periodo de gracia.
- Persona responsable. El campo de usuario que indica quién debe corregir el registro. Si lo dejas vacío, Worknano usa la persona asignada y, si no existe, el creador, cuando el modelo los tiene.
- Mensaje. Una frase que ven las personas, como «Las tareas abiertas necesitan una fecha límite».
El campo de responsable importa. Una tarea sin persona asignada no puede pertenecer a su persona asignada, así que esa regla apunta al creador. Una tarea sin fecha límite apunta a la persona asignada, que conoce el plan.
Días de gracia en lugar de campos obligatorios
Nadie queda bloqueado al guardar. Una tarea nueva puede existir sin fecha límite durante tres días. Después, aparece como un hueco para la persona que es responsable de esa regla.
La sección Higiene de datos en My
Cada usuario encuentra sus propios huecos en la página My. La sección muestra:
- La puntuación de higiene de 0 a 100, con el número de registros revisados y el número de huecos. Es la proporción de registros revisados que no tienen ningún incumplimiento.
- Etiquetas de gravedad para Crítica, Aviso y Baja.
- Una lista de reglas con incumplimientos, cada una con una barra. Abre una regla para ver sus registros. Cada fila enlaza con el registro y muestra su responsable y su fecha de creación.
- Solo los míos, un interruptor que limita la vista a tus propios registros.
- Volver a revisar y un enlace para gestionar las reglas, si puedes editarlas.
- Corregir con asistente, que abre el asistente de página con una petición de limpieza que empieza por las reglas críticas.
Solo ves los registros que tienes permiso para leer. Los permisos de acceso a filas y de campos se aplican tanto a los recuentos como a las listas.
El resumen diario
Cada mañana, las personas que son responsables de registros que incumplen una regla crítica o de aviso reciben una única notificación: «{count} registros necesitan tu atención». Enlaza con la sección Higiene de datos en My. El resumen incluye un número y un enlace, nunca detalles de los registros. Solo se cuenta a alguien en los modelos que su rol puede leer, y nadie recibe un mensaje con cero.
Las organizaciones que no lo quieran pueden desactivarlo. El ajuste se llama «Enviar resumen diario de higiene de datos», en los ajustes del módulo Organization, y viene activado por defecto.
13 reglas por defecto
Los espacios de trabajo nuevos empiezan con reglas para los módulos que usan.
- Proyectos y tareas: tareas activas sin persona asignada, tareas abiertas sin fecha límite, proyectos activos sin responsable y proyectos activos sin fecha de fin prevista.
- OKR: resultados clave sin persona responsable, sin persona encargada, sin fecha límite, sin primer valor y sin actualizar durante 30 días. Los objetivos sin una meta alineada aparecen como Baja.
- CRM: contactos sin responsable, tratos abiertos sin responsable y tratos abiertos sin fecha de cierre prevista.
Las reglas de resultados clave miran el año y el trimestre actuales, y omiten los resultados ya alcanzados. Puedes editar, desactivar o añadir reglas para adaptarlas a tu empresa.
Corregirlo con un agente
Una lista de huecos no es una corrección. El Data Hygiene Assistant trabaja regla a regla, de diez registros en diez. Propone un valor solo cuando el registro lo respalda, y cada cambio es una vista previa que confirmas. Lee cómo se comporta y qué se niega a adivinar en el artículo del agente. Para ver los demás asistentes de tus páginas, consulta Asistentes IA.