Data Hygiene Assistant: encontra dados em falta e ajuda a corrigi-los
A maioria das ferramentas de trabalho enfrenta o mesmo compromisso. Os campos obrigatórios atrasam as pessoas enquanto introduzem dados, por isso a maioria dos campos fica opcional. Depois, os dados degradam-se. Tarefas sem responsável, negócios sem data de fecho, resultados-chave que ninguém atualizou há semanas. O relatório parece bem até alguém confiar nele.
No Worknano, os dados importantes em falta são tratados como uma dívida que alguém tem de pagar, e não como um erro de formulário. Os administradores definem regras de higiene de dados. Cada regra indica um modelo, o campo que deve estar preenchido (ou uma condição que não deve verificar-se), os registos a que se aplica, um período de tolerância em dias, uma gravidade, o campo que diz quem deve fazer a correção, e uma mensagem. O Worknano transforma-as numa pontuação de higiene, numa secção Higiene de dados na página My, num resumo diário e neste agente.
O Data Hygiene Assistant é a parte que corrige. A deteção é uma simples contagem feita pelas regras. O agente não decide o que está em falta. Recebe os resultados e ajuda a fechá-los, registo a registo.
O que faz
- Começa com um resumo. Apresenta primeiro uma visão geral compacta: a pontuação, quais as regras com incumprimentos face ao número de registos verificados, e quem tem mais correções em falta. Se se referir aos seus próprios registos, limita a verificação a esses.
- Pergunta em que regra trabalhar. Lista as maiores lacunas, primeiro as Críticas, e deixa escolher. Nunca puxa linhas de todas as regras de uma vez.
- Trabalha uma regra de cada vez. Carrega dez registos da regra escolhida por lote e continua apenas enquanto existirem mais e enquanto o utilizador quiser.
- Propõe valores apenas com prova. O próprio registo tem de suportar o valor. Exemplos: o criador como responsável, a data de fim de um projeto para uma tarefa que não tem data, ou uma data mencionada na descrição. Se nada suportar um valor, pergunta-lhe.
- Explica regras de condição. Algumas regras assinalam um estado, como um resultado-chave sem atualização há 30 dias. O assistente explica em linguagem simples o que a condição significa. A correção é atualizar o registo para que deixe de corresponder, por exemplo indicando um novo valor.
Quando ajuda
- Abre o assistente à segunda-feira e pergunta o que falta. Mostra uma pontuação de 78, três lacunas Críticas e as duas pessoas que devem mais correções. Escolhe a regra Crítica sobre tarefas sem responsável.
- Um responsável de equipa faz uma limpeza antes de uma revisão trimestral. O assistente percorre os resultados-chave sem pessoa responsável, dez de cada vez, e propõe o criador ou o responsável da equipa sempre que o registo o suportar.
- Um gestor de vendas pede apenas os seus registos. O assistente limita a verificação aos negócios de que é responsável.
Como funciona com os seus dados
O assistente tem quatro ferramentas: a verificação de higiene, um leitor de registos, uma consulta de campos e um atualizador. Lê apenas o que pode ler, através das mesmas verificações de permissões de todos os assistentes. Nunca inventa pessoas, datas ou montantes, e nunca escreve um valor provisório só para que um registo pareça completo.
Cada alteração é uma pré-visualização. O atualizador põe em fila um lote, com no máximo uma página de registos, e nada é guardado até confirmar. Pode rejeitar um lote e pedir valores diferentes. As respostas são curtas: listas com os nomes dos registos, e não tabelas com todos os campos. Funciona com um modelo rápido por defeito.
Limites assumidos: não consegue corrigir o que não consegue sustentar. Se o valor certo existir apenas na cabeça de alguém, pergunta. Também não altera as regras. Os administradores editam-nas na página Organization.
Em que se distingue
- Períodos de tolerância em vez de campos obrigatórios. As pessoas podem criar um registo rapidamente. A regra só começa a contar depois de passarem os dias de tolerância, contados a partir de uma data como a data de início.
- Responsabilidade por regra. Cada regra indica quem deve corrigi-la. Uma tarefa sem pessoa atribuída pode pertencer ao seu criador, enquanto uma tarefa sem data limite pode pertencer à pessoa atribuída.
- Regras de vários módulos num só lugar. Tarefas, projetos, resultados-chave, objetivos, contactos e negócios usam o mesmo modelo de regras e a mesma pontuação. A mesma base de dados e o mesmo ecrã servem todos.
- Um agente que corrige em vez de apenas reportar. Um dashboard mostra o problema. Este agente leva até à correção e coloca-a em fila para confirmação.
Onde encontrar
A secção Higiene de dados na página My mostra a sua pontuação e as regras abertas. O botão Corrigir com o assistente abre uma conversa de limpeza que começa pela verificação de higiene e pelas regras Críticas. A verificação está também disponível para o My Agent, para o CRM Assistant e para o Organization Assistant, para que possa perguntar "o que está em falta?" a partir dessas páginas. Também pode escolher o Data Hygiene Assistant pelo nome sempre que puder escolher um agente, ou associá-lo a um Workflow. A funcionalidade completa, incluindo o resumo diário, está em Higiene de dados.
Personalize-o
Este agente é um registo no módulo Agents, como todos os outros. Pode alterar as instruções, o modelo, a temperatura e as ferramentas, duplicá-lo ou começar a partir de um agente em branco. As suas regras importam mais do que a redação do agente, por isso defina primeiro regras que se ajustem à sua empresa. Criar o seu próprio agente mostra os passos, e Como editar o assistente da página e um agente reutilizável mostra o editor.