Data Hygiene Assistant : repère les données manquantes et aide à les corriger
La plupart des outils de travail font face au même compromis. Les champs obligatoires ralentissent la saisie, si bien que la plupart des champs restent facultatifs. Les données se dégradent alors : des tâches sans responsable, des deals sans date de clôture, des résultats clés que personne n’a mis à jour depuis des semaines. Le rapport a l’air correct, jusqu’au jour où quelqu’un s’y fie.
Worknano traite les données importantes manquantes comme une dette que quelqu’un doit rembourser, et non comme une erreur de formulaire. Les administrateurs définissent des règles d’hygiène des données. Chaque règle précise un modèle, le champ qui doit être renseigné (ou une condition qui ne doit pas être remplie), les enregistrements concernés, un délai de grâce en jours, une gravité, le champ qui indique qui doit corriger, et un message. Worknano les transforme en score d’hygiène, en section Hygiène des données sur votre page My, en récapitulatif quotidien et en cet agent.
Le Data Hygiene Assistant est la partie qui corrige. La détection repose sur un simple comptage selon les règles. L’agent ne décide pas de ce qui manque. Il prend les constats et vous aide à les résorber, enregistrement par enregistrement.
Ce qu’il fait
- Commence par un résumé. Il présente d’abord un aperçu synthétique : le score, les règles qui comportent des anomalies par rapport au nombre d’enregistrements contrôlés, et la personne qui doit le plus de corrections. Si vous ne parlez que de vos propres enregistrements, il limite le contrôle aux vôtres.
- Demande sur quelle règle travailler. Il liste les écarts les plus importants, les gravités Critique en premier, et vous laisse choisir. Il ne charge jamais les lignes de toutes les règles en même temps.
- Travaille une règle à la fois. Il charge dix enregistrements de la règle choisie par lot, et ne continue que tant qu’il en reste et que vous en voulez encore.
- Ne propose une valeur que si elle est justifiée. L’enregistrement lui-même doit étayer la valeur. Par exemple : le créateur comme responsable, la date de fin d’un projet pour une tâche qui n’en a pas, ou une date mentionnée dans la description. Si rien ne justifie une valeur, il vous demande.
- Explique les règles de condition. Certaines règles signalent un état, comme un résultat clé non mis à jour depuis 30 jours. Il explique en termes simples ce que signifie la condition. La correction consiste à mettre à jour l’enregistrement pour qu’il ne corresponde plus, par exemple en renseignant une nouvelle valeur.
Quand il aide
- Vous ouvrez l’assistant le lundi et lui demandez ce qui manque. Il affiche un score de 78, trois écarts de gravité Critique et les deux personnes qui doivent le plus de corrections. Vous choisissez la règle critique sur les tâches sans responsable.
- Un responsable d’équipe fait le ménage avant une revue trimestrielle. L’assistant passe en revue les résultats clés sans responsable, dix à la fois, et propose le créateur ou le responsable d’équipe lorsque l’enregistrement le permet.
- Un responsable commercial demande uniquement ses propres enregistrements. L’assistant limite le contrôle aux deals qu’il possède.
Comment il travaille avec vos données
L’assistant dispose de quatre outils : le contrôle d’hygiène, un lecteur d’enregistrements, une recherche de champs et un outil de mise à jour. Il ne lit que ce que vous êtes autorisé à lire, grâce aux mêmes contrôles de droits que tous les assistants. Il n’invente jamais de personnes, de dates ni de montants, et n’écrit jamais de valeur de remplacement pour donner l’apparence d’un enregistrement complet.
Chaque modification est un aperçu. L’outil de mise à jour place un lot en file d’attente, d’une page d’enregistrements au maximum, et rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas confirmé. Vous pouvez rejeter un lot et demander d’autres valeurs. Les réponses restent courtes : des listes d’intitulés d’enregistrements, et non des tableaux de tous les champs. Il fonctionne par défaut avec un modèle rapide.
Ses limites, sans détour : il ne peut pas corriger ce qu’il ne peut pas justifier. Si la bonne valeur n’existe que dans votre esprit, il vous la demande. Il ne peut pas non plus modifier les règles. Les administrateurs les éditent sur la page Organisation.
Pourquoi il est différent
- Des délais de grâce au lieu de champs obligatoires. Les personnes peuvent créer un enregistrement rapidement. La règle ne commence à compter qu’une fois les jours de grâce écoulés, à partir d’une date comme la date de début.
- Une personne redevable par règle. Chaque règle indique qui doit la corriger. Une tâche sans responsable peut revenir à son créateur, tandis qu’une tâche sans échéance peut revenir à la personne assignée.
- Des règles inter-modules au même endroit. Tâches, projets, résultats clés, objectifs, contacts et deals utilisent le même modèle de règle et le même score. La même base de données et le même écran servent à tous.
- Un agent qui corrige au lieu de simplement signaler. Un tableau de bord vous montre le problème. Cet agent vous conduit jusqu’à la correction et la place en file d’attente pour votre confirmation.
Où le trouver
La section Hygiène des données de votre page My affiche votre score et les règles ouvertes. Son bouton Corriger avec l’assistant lance une conversation de nettoyage qui commence par le contrôle d’hygiène et les règles critiques. Le contrôle est aussi accessible à My Agent, au CRM Assistant et à l’Organization Assistant, si bien que vous pouvez demander « Qu’est-ce qui manque ? » depuis ces pages. Vous pouvez aussi choisir le Data Hygiene Assistant par son nom partout où vous pouvez sélectionner un agent, ou l’attacher à un workflow. La fonctionnalité complète, y compris le récapitulatif quotidien, est décrite dans Hygiène des données.
Personnalisez-le
Cet agent est un enregistrement du module Agents, comme tous les autres. Vous pouvez modifier ses instructions, son modèle, sa température et ses outils, le dupliquer ou partir d’un agent vierge. Vos règles comptent plus que sa formulation : définissez donc d’abord des règles adaptées à votre entreprise. Créer votre propre agent détaille les étapes, et Modifier l’assistant de page et un agent réutilisable présente l’éditeur.