Data Hygiene Assistant: trova i dati mancanti e ti aiuta a sistemarli
La maggior parte degli strumenti di lavoro affronta lo stesso compromesso. I campi obbligatori rallentano le persone mentre inseriscono i dati, quindi la maggior parte dei campi resta facoltativa. Poi i dati si deteriorano: attività senza un assegnatario, trattative senza data di chiusura, risultati chiave che nessuno aggiorna da settimane. Il report sembra a posto finché qualcuno non ci fa affidamento.
Worknano considera i dati importanti mancanti come un debito che qualcuno deve saldare, non come un errore di compilazione. Gli amministratori definiscono le regole di igiene dei dati. Ogni regola indica un modello, il campo che deve essere compilato (oppure una condizione che non dovrebbe verificarsi), i record a cui si applica, un periodo di tolleranza in giorni, una gravità, il campo che indica chi deve correggere e un messaggio. Worknano le trasforma in un punteggio di igiene, in una sezione Igiene dei dati nella tua pagina My, in un riepilogo giornaliero e in questo agent.
Il Data Hygiene Assistant è la parte che sistema le cose. Il rilevamento è un semplice conteggio secondo le regole: l’agent non decide che cosa manca. Prende i risultati e ti aiuta a chiuderli, record per record.
Cosa fa
- Parte da un riepilogo. Prima presenta una panoramica compatta: il punteggio, quali regole hanno violazioni rispetto al numero di record controllati e chi deve più correzioni. Se parli dei tuoi record, limita il controllo ai tuoi.
- Chiede quale regola affrontare. Elenca le lacune più grandi, prima quelle critiche, e ti lascia scegliere. Non estrae mai le righe per tutte le regole insieme.
- Lavora una regola alla volta. Carica dieci record della regola scelta per volta e continua solo finché ce ne sono altri e tu li vuoi.
- Propone valori solo con prove. Il record stesso deve sostenere il valore. Esempi: il creatore come responsabile, la data di fine progetto per un’attività che non ne ha una, o una data citata nella descrizione. Se nulla sostiene un valore, ti chiede.
- Spiega le regole basate su condizioni. Alcune regole segnalano uno stato, per esempio un risultato chiave non aggiornato da 30 giorni. L’agent spiega con parole semplici che cosa significa la condizione. La correzione è aggiornare il record in modo che non corrisponda più, per esempio indicando un nuovo valore.
Quando è utile
- Apri l’assistente il lunedì e chiedi cosa manca. Ti mostra un punteggio di 78, tre lacune critiche e le due persone che devono più correzioni. Scegli la regola critica sulle attività senza assegnatario.
- Il responsabile del team fa pulizia prima di una revisione trimestrale. L’assistente passa in rassegna i risultati chiave senza un responsabile, dieci alla volta, e propone come responsabile il creatore o il responsabile del team, quando il record lo permette.
- Un responsabile commerciale chiede solo i record di cui è proprietario. L’assistente limita il controllo alle trattative che possiede.
Come funziona con i tuoi dati
L’assistente ha quattro strumenti: il controllo di igiene, un lettore di record, una ricerca di campi e un aggiornatore. Legge solo ciò che ti è consentito leggere, con gli stessi controlli dei permessi di ogni assistente. Non inventa mai persone, date o importi e non scrive mai un segnaposto solo per far sembrare completo un record.
Ogni modifica è un’anteprima. L’aggiornatore mette in coda un lotto, al massimo una pagina di record, e non salva nulla finché non confermi. Puoi rifiutare un lotto e chiedere valori diversi. Le risposte restano brevi: elenchi di etichette dei record, non tabelle con tutti i campi. Per impostazione predefinita usa un modello veloce.
Limiti chiari: non può correggere ciò che non può sostenere. Se il valore giusto esiste solo nella tua testa, te lo chiede. Inoltre non può cambiare le regole. Gli amministratori le modificano nella pagina Organization.
Perché è diverso
- Periodi di tolleranza al posto dei campi obbligatori. Le persone possono creare un record in fretta. La regola inizia a contare solo dopo che sono trascorsi i giorni di tolleranza, calcolati da una data come quella di inizio.
- Responsabilità definita per regola. Ogni regola indica chi deve correggerla. Un’attività senza assegnatario può spettare al suo creatore, mentre un’attività senza scadenza può spettare all’assegnatario.
- Regole tra moduli in un unico posto. Attività, progetti, risultati chiave, obiettivi, contatti e trattative usano lo stesso modello di regole e lo stesso punteggio. Lo stesso database e la stessa schermata servono a tutti.
- Un agent che sistema invece di segnalare. Una dashboard ti mostra il problema. Questo agent ti porta alla correzione e la mette in coda per la tua conferma.
Dove trovarlo
La sezione Igiene dei dati nella tua pagina My mostra il tuo punteggio e le regole aperte. Il pulsante Correggi con l’assistente avvia una chat di pulizia che parte dal controllo di igiene e dalle regole critiche. Il controllo è disponibile anche per My Agent, per il CRM Assistant e per l’Organization Assistant, così puoi chiedere “cosa manca?” da quelle pagine. Puoi anche scegliere il Data Hygiene Assistant per nome ovunque tu possa scegliere un agent, oppure collegarlo a un workflow. La funzione completa, compreso il riepilogo giornaliero, è descritta in Igiene dei dati.
Personalizzalo
Questo agent è un record del modulo Agents, come tutti gli altri. Puoi cambiarne istruzioni, modello, temperatura e strumenti, duplicarlo oppure partire da un agent vuoto. Le tue regole contano più del suo testo, quindi definisci prima regole adatte alla tua azienda. Costruisci il tuo agent illustra i passaggi e Come modificare un assistente di pagina e un agent riutilizzabile mostra l’editor.