Data Hygiene Assistant: encuentra datos que faltan y ayuda a corregirlos
La mayoría de herramientas de trabajo se enfrentan al mismo dilema. Los campos obligatorios frenan a la gente mientras introduce datos, así que la mayoría de campos se quedan opcionales. Entonces los datos se echan a perder. Tareas sin responsable, tratos sin fecha de cierre, resultados clave que nadie ha actualizado en semanas. El informe parece correcto hasta que alguien se fía de él.
Worknano trata los datos importantes que faltan como una deuda que alguien tiene que saldar, no como un error de formulario. Los administradores definen reglas de higiene de datos. Cada regla indica un modelo, el campo que debe estar completo (o una condición que no debería cumplirse), los registros a los que se aplica, un periodo de gracia en días, una gravedad, el campo que dice quién debe corregirlo y un mensaje. Worknano convierte las reglas en una puntuación de higiene, en una sección de Higiene de datos en tu página My, en un resumen diario y en este agente.
El Data Hygiene Assistant es la parte que corrige las cosas. La detección es un simple recuento según las reglas. El agente no decide qué falta. Toma los hallazgos y te ayuda a cerrarlos, registro a registro.
Qué hace
- Empieza con un resumen. Primero presenta una visión compacta: la puntuación, qué reglas tienen incumplimientos y cuántos registros se han revisado, y quién debe más correcciones. Si te refieres a tus propios registros, limita la revisión a ellos.
- Te pregunta con qué regla quieres trabajar. Enumera los huecos más grandes, primero los críticos, y tú eliges. Nunca carga filas de todas las reglas a la vez.
- Trabaja una regla cada vez. Carga diez registros de la regla elegida por lote y continúa solo mientras haya más y tú los quieras.
- Propone valores solo con pruebas. El propio registro debe respaldar el valor. Por ejemplo: el creador como responsable, una fecha de fin del proyecto para una tarea que no la tiene, o una fecha mencionada en la descripción. Si nada respalda un valor, te pregunta.
- Explica las reglas de condición. Algunas reglas marcan un estado, como un resultado clave sin actualizar durante 30 días. El agente explica con palabras sencillas lo que significa la condición. La corrección consiste en actualizar el registro para que deje de cumplirla, por ejemplo indicando un valor nuevo.
Cuándo ayuda
- Abres el asistente el lunes y preguntas qué falta. Muestra una puntuación de 78, tres huecos críticos y las dos personas con más correcciones pendientes. Eliges la regla crítica sobre tareas sin responsable.
- Un líder de equipo limpia antes de una revisión trimestral. El asistente recorre los resultados clave sin responsable, de diez en diez, y propone al creador o al líder del equipo cuando el registro lo respalda.
- Un responsable de ventas pide que solo se revisen sus registros. El asistente limita la revisión a los tratos de los que es responsable.
Cómo trabaja con tus datos
El asistente tiene cuatro herramientas: la revisión de higiene, un lector de registros, una consulta de campos y un actualizador. Solo lee lo que tienes permiso para leer, con las mismas comprobaciones de permisos que cualquier otro asistente. Nunca inventa personas, fechas ni importes, y nunca escribe un valor provisional solo para que un registro parezca completo.
Cada cambio es una vista previa. El actualizador pone en cola un lote, como mucho una página de registros, y no se guarda nada hasta que confirmas. Puedes rechazar un lote y pedir otros valores. Las respuestas son breves: listas con las etiquetas de los registros, no tablas con todos los campos. Por defecto funciona con un modelo rápido.
Límites honestos: no puede corregir lo que no puede respaldar. Si el valor correcto solo está en tu cabeza, te lo pregunta. Tampoco puede cambiar las reglas. Los administradores las editan en la página Organization.
Por qué es diferente
- Periodos de gracia en lugar de campos obligatorios. La gente puede crear un registro rápidamente. La regla empieza a contar solo cuando han pasado los días de gracia, contados desde una fecha como la de inicio.
- Responsabilidad por regla. Cada regla indica quién debe corregirla. Una tarea sin responsable puede corresponder a su creador, mientras que una tarea sin fecha límite puede corresponder a la persona asignada.
- Reglas de varios módulos en un solo lugar. Tareas, proyectos, resultados clave, objetivos, contactos y tratos usan el mismo modelo de reglas y la misma puntuación. La misma base de datos y la misma pantalla sirven a todos.
- Un agente que corrige en lugar de solo informar. Un panel te muestra el problema. Este agente te lleva hasta la corrección y la pone en cola para que la confirmes.
Dónde encontrarlo
La sección de Higiene de datos en tu página My muestra tu puntuación y las reglas abiertas. Su botón Corregir con asistente inicia un chat de limpieza que empieza con la revisión de higiene y las reglas críticas. La revisión también está disponible para My Agent, el CRM Assistant y el Organization Assistant, así que puedes preguntar «¿qué falta?» desde esas páginas. También puedes elegir el Data Hygiene Assistant por su nombre siempre que puedas escoger un agente, o vincularlo a un workflow. La función completa, incluido el resumen diario, está en Higiene de datos.
Hazlo tuyo
Este agente es un registro del módulo Agents, como cualquier otro. Puedes cambiar sus instrucciones, el modelo, la temperatura y las herramientas, duplicarlo o empezar desde un agente en blanco. Tus reglas importan más que su redacción, así que define primero reglas que encajen con tu empresa. Crea tu propio agente muestra los pasos, y Cómo editar un asistente de página y un agente reutilizable muestra el editor.